SAIBA MAIS SOBRE O E-SOCIAL

Sua empresa está preparada para o eSocial?

Sua resposta é não, ou talvez? Não se preocupe! O Blog Contabilidade Fácil preparou este artigo para ajuda-lo no entendimento e implantação dessa obrigação acessória que tem tirado o sono de empresários e profissionais de contabilidade. Confira!

O que é eSocial?

O eSocial – Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas foi instituído pelo Decreto nº 8373/2014 e é uma ação conjunta de órgãos e entidades do governo federal, tais como Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social – INSS e Ministério do Trabalho – MTB.

Por meio desse sistema, os empregadores passarão a comunicar digitalmente ao Governo, de forma unificada, todas as informações relativas ao seu quadro de funcionários e obrigações trabalhistas, como vínculos empregatícios, contribuições previdenciárias, dados da folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais, informações sobre o FGTS e outras informações relevantes.

O eSocial pretende substituir 15 obrigações acessórias relacionadas à contratação de empregados atualmente existentes. São elas:

GFIP  –  Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social

CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT

RAIS – Relação Anual de Informações Sociais.

LRE –  Livro de Registro de Empregados

CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho

CD –  Comunicação de Dispensa

CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social

PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário

DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte

DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais

QHT – Quadro de Horário de Trabalho

MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais

Folha de pagamento

GRF – Guia de Recolhimento do FGTS

GPS – Guia da Previdência Social

Assim, com a implantação do eSocial, o Governo espera viabilizar a garantia aos diretos previdenciários e trabalhistas dos empregados, racionalizar e simplificar o cumprimento de obrigações acessórias, eliminar a redundância de informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas, aprimorar a qualidade das informações das relações de trabalho, previdenciárias e tributárias, bem como facilitar o processo fiscalizatório e o combate a sonegação.

A legislação prevê, ainda, tratamento diferenciado às micro e pequenas empresas no que diz respeito ao tratamento e envio das informações ao eSocial.

 

Quem está obrigado ao envio do eSocial?

 

Todo aquele que contratar prestador de serviço, pessoa física ou jurídica, e/ou que possua alguma obrigação trabalhista, previdenciária ou tributária por força da legislação vigente está obrigado a enviar informações decorrentes desses fatos por meio do eSocial. Dessa forma, estão obrigados ao envio do eSocial aqueles que figurarem nessa relação de trabalho tanto como Empregador, nos termos definidos pelo art. 2º da CLT, quanto como Contribuinte, conforme delineado pela Lei nº 5.172, de 1966 (Código Tributário Nacional– CTN), na qualidade de empresa, inclusive órgão público, ou de pessoa física equiparada a empresa, conforme prevê o art. 15 da Lei nº 8.212, de 1991.

 

Qual é o prazo para a implantação do eSocial?

 

O utilização do eSocial é obrigatória desde janeiro/2018, conforme cronograma abaixo. Por isso, é importante que você tome ciência de como a sua empresa se encaixa no cronograma de implantação do eSocial para que não haja surpresas.

Cronograma_implantacao_Esocial

A Resolução do Comitê Diretivo do eSocial nº 2, de 30 de agosto de 2016, na redação dada pela Resolução CD nº 03, de 29 de novembro de 2017, estabeleceu a implementação progressiva do eSocial, pelo envio de informações em fases sucessivas.

Os obrigados ao eSocial foram divididos em 3 grupos e cada grupo passou a ser responsável pelo envio das suas informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias em quatro fases: a primeira, pelo envio dos eventos de tabela, a segunda, pelo envio dos eventos não periódicos, a terceira, pelo envio dos eventos periódicos e a quarta, pelo envio dos eventos de Segurança e Saúde no Trabalho – SST.

Os três grupos obrigados ao envio do eSocial são os seguintes:

Grupo ou Etapa 1: Grandes Empresas, com faturamento no ano de 2016 superior a R$ 78 milhões, formado pelas entidades integrantes do “Grupo 2 – Entidades Empresariais” (naturezas jurídicas 201-1 a 233-0) do Anexo V da Instrução Normativa RFB nº 1.634, de 2016:

Fase 1: 08/01/2018 – envio apenas de informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas.

Fase 2: Março/18 – nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus respectivos vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos.

Fase 3: Maio/18 – torna-se obrigatório o envio dos dados das folhas de pagamento.

Fase 4: Julho/18 – substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada de valores.

Fase 5: Janeiro/19 – na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.

 

Grupo ou Etapa 2 – Demais empresas privadas, incluindo as enquadradas no Simples Nacional, MEI – Microempreendedor Individual e Pessoas Físicas que possuam empregados registrados:

Fase 1: Julho/18 – envio apenas de informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas.

Fase 2: Set/18 – nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus respectivos vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos.

Fase 3: Nov/18 –  torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento.

Fase 4: Janeiro/19 – substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) e compensação cruzada de valores.

Fase 5: Janeiro/19 – na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.

 

Por fim, no Grupo ou Etapa 3, chega a vez dos Órgãos Públicos, formado pelos entes públicos, integrantes do “Grupo 1 – Administração Pública” (naturezas jurídicas 101-5 a 127-9) do anexo V da Instrução Normativa RFB nº 1.634, de 2016, que devem seguir o seguinte cronograma:

Fase 1: Janeiro/19 – Apenas informações relativas aos órgãos, ou seja, cadastros dos empregadores e tabelas.

Fase 2: Março/19 –  nesta fase, entes passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos servidores e seus vínculos com os órgãos (eventos não periódicos) como admissões, afastamentos e desligamentos.

Fase 3: Maio/19 – torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento.

Fase 4: Julho/19 – substituição da GFIP (guia de informações à Previdência) e compensação cruzada de valores.

Fase 5: Julho/19 – na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.

 

Quais são as multas do eSocial?

 

As empresas que não cumprirem as exigências do eSocial estarão sujeitas a diversas multas, de forma automática. No caso da empresa não informar a admissão de um trabalhador, por exemplo, estará sujeita a multa entre R$ 402,53 e R$ 805,06 por empregado, podendo dobrar de valor em caso de reincidência.

Também há possibilidade de aplicação de multas por vários outros motivos, como a não comunicação da contratação de empregado até um dia antes do início do trabalho, de alterações de contrato de trabalho ou dos dados cadastrais do empregado, de acidentes de trabalho que resultem no falecimento do empregado ou acidentes de trabalho não fatais até o primeiro dia útil seguinte ao do acidente, pela não realização dos exames médicos admissional, periódico, de retorno ao trabalho, de mudança de função e demissional do empregado, dentre outras.

Confira no quadro abaixo as multas pelo descumprimento de obrigações do eSocial:

 multas-esocial

 

É necessária a utilização de Certificado Digital para acessar o eSocial?

 

Em regra, para acesso e envio de informações ao eSocial, será necessário utilizar Certificado Digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, que deverá ser do tipo A1 ou A3.

Os Certificados Digitais serão exigidos pelo sistema do eSocial em dois momentos distintos:

1) Transmissão: antes de ser iniciada a transmissão de informações ao sistema eSocial, o certificado digital do solicitante é utilizado para garantir a segurança do tráfego das informações na INTERNET. Para que um certificado seja aceito na função de transmissor de solicitações, este deverá ser do tipo e-CPF (e-PF) ou e-CNPJ (e-PJ).

2) Assinatura de documentos: para os empregadores Pessoas Jurídicas, os eventos poderão ser gerados por qualquer estabelecimento da empresa ou seu procurador, mas o certificado digital assinante destes deverá pertencer ao CNPJ Matriz, ao Representante Legal desta ou ao procurador/substabelecido, outorgado por meio de procuração eletrônica e não-eletrônica.

Para os empregadores Pessoas Físicas, os eventos deverão ser gerados pelo próprio empregador ou seu procurador ou, ainda, o procurador/substabelecido, outorgado por meio de procuração eletrônica e não-eletrônica, assinados, em todos os casos, por meio de certificado digital.

Já para os Órgãos Públicos, os eventos poderão ser gerados pelo representante autorizado para efetuar a transmissão das respectivas unidades administrativas.

No caso de o declarante não possui Certificado Digital, está previsto para o projeto o uso de Procuração Eletrônica da Receita Federal do Brasil (RFB) ou da Caixa Econômica Federal (CEF).

Maiores informações e normas a respeito da Certificação Digital, bem como a relação das Autoridades Certificadoras podem ser encontradas nos sites da Receita Federal e da Caixa.

 

Código de acesso para o Portal eSocial

 

Existem alguns empregadores/contribuintes que são exceção à rega de utilização do Certificado Digital. São eles:

1)  o Microempreendedor Individual – MEI com 01 empregado registrado, o Segurado Especial e o Empregador Doméstico;

2) a Microempresa – ME e a Empresa de Pequeno Porte – EPP optantes pelo Simples Nacional que possuam até 01 empregado registrado, não incluídos os empregados afastados em razão de aposentadoria por invalidez;

3) o Contribuinte Individual equiparado à empresa e o produtor rural pessoa física que possuam até 07 empregados, não incluídos os empregados afastados em razão de aposentadoria por invalidez.

Nesses casos, é permitida a utilização do Código de Acesso ao Portal eSocial como alterrnativa ao certificado digital. A obtenção do Código de Acesso para pessoa física exige o registro do número do CPF, data de nascimento e o número dos recibos de entrega d a Declaração do Imposto de Renda Pessoa Física – DIRPF dos dois últimos exercícios. Não possuindo as DIRPF, em seu lugar, deverá ser registrado o número do Título de Eleitor. Caso o empregador não possua as DIRPF e tampouco o título de eleitor, só poderá acessar o Portal do eSocial por meio de Certificação Digital.

Importante ressaltar que não é possível o envio de informações por procurador utilizando o Código de Acesso.

Para emitir o Código de Acesso, acesse o site da Receita Federal.

 

O que a minha empresa precisa de fazer para se adequar ao eSocial?

 

Como você pode perceber, apesar de ter sido uma evolução da forma como serão controlados os aspectos trabalhistas e previdenciários das empresas, o eSocial trará consigo muitas responsabilidades que os empregadores terão que cumprir. Pensando nisso, Seguem abaixo algumas dicas do que você precisa fazer para que a sua empresa se torne apta ao envio de informações trabalhistas via eSocial:

1) Envolva todas as áreas da empresa no projeto: lembre-se que o eSocial não é uma responsabilidade exclusiva do RH. Trata-se de uma mudança cultural e a comunicação deve ser eficiente para que todos estejam engajados nas adequações necessárias ao projeto. Por isso, envolva todas as áreas da empresa, incluindo as lideranças e a Alta Direção, bem como fornecedores de serviços.

2) Estude o manual do eSocial: o treinamento e desenvolvimento da equipe que atuará no projeto são de extrema importância. Além de procurar por conteúdos na internet e cursos, a criação de grupos de estudo, ou comitês, por exemplo, facilitará a implementação do projeto. Tanto o manual, quanto as informações técnicas podem ser encontrados no site do eSocial.

3) Crie um cronograma de ações para a implantação do projeto: determine de maneira objetiva um cronograma com datas chaves e responsáveis pela adequação dos processos internos de sua empresa. Para que os prazos legais do eSocial sejam cumpridos, defina os responsáveis por cada ação.

4) Providencie a qualificação e atualização cadastral dos funcionários ativos: o eSocial não exigirá o envio de informações do passado da empresa. Desta forma, irão compor a base de dados da empresa somente os empregados ativos até a data de envio dos cadastros/vínculos. Solicite aos funcionários o envio dos documentos pessoais atualizados e cheque se o nome do trabalhador, data de nascimento, CPF e PIS, estão iguais nas bases da Previdência Social, Caixa Econômica Federal e Receita Federal do Brasil. Atualize os cadastros dos trabalhadores de sua empresa, checando os demais dados pessoais, declarações de encargos de família, lista de dependentes e outras informações. Lembre-se que não será possível o envio de dados dos trabalhadores ao eSocial se houver inconsistências cadastrais.

5) Atualize os parâmetros de Cargos e Salários, alinhando-os ao CBO – Classificação Brasileira de Ocupações: esta ação deve ser bem planejada e executada, pois poderá abrir precedentes no que diz respeito às equiparações salariais. Importante se atentar que pessoas com um mesmo CBO, recebendo salários distintos ou recebendo salários abaixo do piso determinado pelos Sindicatos para a categoria, poderão indicar infração trabalhista. A lista atualizada dos CBO’s poderá ser consultada no site do Ministério do Trabalho.

6) Organize os parâmetros das rubricas da Folha de Pagamento: o eSocial possui tabelas próprias e uma delas é a tabela de rubricas, com todas as possibilidades de pagamentos e descontos, com códigos pré-determinados. Será preciso adequar a tabela existente no sistema de geração de Folha de Pagamento da empresa, indicando a rubrica correspondente no eSocial, por meio de um “De Para” dos códigos dos eventos.

7) Cheque os demais parâmetros tributários: confira os percentuais de alíquotas determinados para o FAP, RAT e contribuições a Terceiros, utilizados no cálculo e transmissão das informações previdenciárias. A obrigação do enquadramento correto é da própria empresa, por meio do CNAE, segundo tabela estabelecida pela RFB. Se houver dados divergentes não será possível o envio das informações ao eSocial. Para consultar as alíquotas vigentes, acesse o site da Receita Federal e da Dataprev.

8) Organize a documentação e obrigações relacionadas à Segurança e Medicina do Trabalho: verifique em seus registros se a sua empresa está com toda a documentação e obrigações de SST em dia (exames ocupacionais, laudos técnicos, fornecimento de EPI’s, etc), não só porque o envio de tais informações é obrigatório ao eSocial, mas também pela importância do monitoramento eficiente da saúde laboral de seus colaboradores.

9) Cumpra cotas obrigatórias de Menores Aprendizes e PCD – Pessoa com Deficiência: empresas com mais de 7 funcionários devem cumprir, obrigatoriamente, cota de contratação de, no mínimo, 5% do quadro de funcionários como Jovens Aprendizes. Existe exceção a esta regra para as empresas enquadradas como ME – Micro Empresa, EPP – Empresa de Pequeno Porte e organizações sem fins lucrativos. Já a cota de PCD deve ser cumprida por toda empresa que tenha mais de 100 funcionários contratados.

10) Contrate soluções tecnológicas para este processo: o eSocial traz consigo profundas mudanças na gestão de pessoas da sua empresa, e a tecnologia será uma grande aliada neste processo. É essencial que o seu software de Folha de Pagamento seja adequado e ofereça o máximo de otimização para o envio das informações ao eSocial. Caso ainda não possua um software em sua empresa, ou sinta que seu software atual não atenda às novas exigências, procure por fornecedores de softwares que atendam tais necessidades.

11) Assegure-se de possui um Certificado Digital válido: como citado acima, em regra, para a transmissão de  informações ao eSocial é necessária a contratação de um Certificado Digital. Por isso, cheque se sua empresa já possui um certificado digital e, possuindo, se ele se encontra dentro do prazo de validade. Lembre-se que um simples atraso no envio de informações do eSocial pode acarretar altas multas e você não irá correr o risco de pagá-las por não possuir um Certificado Digital, não é mesmo?

12) Caso tenha dificuldades, não hesite em consultar um Contador de sua confiança: como pode ser percebido o eSocial exige do empresário o conhecimento de vários conceitos técnicos específicos e, por isso, nunca deixe de consultar o seu Contador durante a implantação.

Caso precise de um Contador, consulte também o artigo COMO E PORQUE CONTRATAR UM CONTADOR.

 

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Boa sorte em sua implantação, abraços e até breve!

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