COMO ENVIAR A ECF – ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL FISCAL (SPED FISCAL)

O que é ECF? Como enviar ECF? O que é Sped Fiscal? Como enviar Sped Fiscal?

A ECF, Escrituração Contábil Fiscal, também conhecida como Sped Fiscal, é uma declaração acessória federal anual a que as empresas optantes pelo Lucro Presumido e Lucro Real estão sujeitas, incluindo empresas Imunes e Isentas.

A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) substituiu a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ) a partir do ano-calendário 2014.

O seu prazo de entrega é o último dia útil do mês de julho do ano posterior ao do período da escrituração no ambiente do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), exceto nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, quando a ECF deverá ser entregue pelas pessoas jurídicas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras, até o último dia útil do 3º (terceiro) mês subsequente ao da ocorrência do evento.

Importante ressaltar que as multas pela não entrega da ECF, ou pela sua entrega com incorreções ou omissões, são altíssimas, podendo chegar a R$ 5 milhões, conforme previsto no art. 8º-A do Decreto-Lei nº 1.598, de 26 de dezembro de 1977, com redação dada pela Lei nº 12.973, de 13 de maio de 2014. Fique atento!

Para facilitar a vida dos interessados, o Blog Contabilidade Fácil disponibiliza abaixo um passo-a-passo para enviar a ECF, Escrituração Contábil Fiscal.

1) Lembre-se que, como os dados do Sped Contábil, ou Sped ECD, integram também o Sped Fiscal, ou Sped ECF, é muito recomendável que a ECD tenha sido enviada anteriormente e que haja um arquivo assinado para recuperação na ECF, caso contrário, todos os dados que viriam importados da ECD terão que ser digitados manualmente na ECF.

2) Verifique se a sua versão do software de geração da ECF está atualizada. Para isso, acesse o menu “Ajuda => Sobre”, vá até o site do SPED e verifique a se última versão disponibilizada é condizente com a sua:

3) Para encaminhar o SPED ECF é extremamente recomendável que você possua um sistema contábil que gere um arquivo txt para importação, caso contrário, será necessário que você digite informação a informação manualmente no validador da ECF.

4) Para validar o arquivo gerado pelo seu Sistema Contábil, utilize o Menu “Arquivo => Importar” do validador da ECF.

5) Após acessar o Menu acima, será aberta uma janela para que você busque o arquivo a ser importado:

6) Após a importação, será exibida uma tela para confirmação dos dados da empresa para a qual se está importando o Sped ECF, conforme abaixo. Neste primeiro momento, importe apenas o Bloco 0 – Abertura e Identificação, desmarcando os demais.

7) Ao clicar em “OK” o sistema verificará se as versões das tabelas do validador estão atualizadas e, caso não estejam, apresentará a tela abaixo. Para atualizar as tabelas, basta clicar em “OK”.

8) Em seguida, o sistema fará uma verificação no seu arquivo e, caso haja algum erro, o sistema emitirá uma mensagem, como a do exemplo abaixo:

9) Para exibir os Erros ou Advertências da ECF, selecione as respectivas caixas e clique em “Exibir”. Executando esses passos o sistema apontará exatamente os campos que contém os erros através de um hiperlink que, sendo clicado, o levará a tela com as informações digitadas incorretamente.

No caso específico acima havia erro na estrutura do arquivo importado. Para continuar o processo de geração da ECF, tais erros devem ser tratados no sistema contábil e, posteriormente, deve ser gerado um novo arquivo txt para importação.

10) Caso o seu arquivo não esteja com problemas estruturais, o sistema continuará com a importação normalmente e exibirá a seguinte mensagem:

Essa mensagem é exibida porque o Sped ECF recupera informações do Sped ECD e, na ECD, existem valores que servirão como saldos iniciais de períodos seguintes da ECF (Ex.: saldo final da conta de Fornecedores em 31/03/2017 será o saldo inicial da conta de Fornecedores em 01/04/2017). Ao clicar em “Sim”, o Sped ECF fará o transporte dos valores do encerramento de um período para o início do período seguinte automaticamente. Caso você clique em “Não”, o Sped ECF não fará o transporte de dados para os períodos seguintes automaticamente e você terá que digitar todos à mão, um a um. Sugiro, portanto, que se clique em “Sim”, para que não haja risco de existência de dados incoerentes com a ECD enviada.

11) Como o Sped Contábil (ECD) também integra a ECF, chegou o momento de importa-lo para o Sped Fiscal. Para isso, selecione o menu “Escrituração => Recuperar dados de ECD”.

Selecione agora o arquivo da ECD enviada anteriormente clicando em “Localizar”. Importante ressaltar que a ECF só aceita a recuperação de dados de ECD assinada digitalmente.

Por fim, selecione o arquivo assinado da ECD e clique em “OK”. Abrirá uma mensagem informando que “Os dados do mapeamento e balanço e/ou DRE serão sobrepostos. Confirma sobreposição?”. Clique em “Sim”.

12) Feito isso, agora importe novamente o arquivo txt da ECF gerado pelo seu sistema, marcando as opções de Sobrescrever os Blocos J, K e P.

13) Após a importação, verifique se há erros ou ausências de informações, clicando no ícone correspondente, denominado “Validar”, e siga os passos descritos acima para exibição e tratamento dos Erros e Advertências.

14) O próximo passo será gerar o arquivo de entrega da ECF e, para isso, clique no ícone correspondente, localizado no meio da tela abaixo. Salve o arquivo em uma pasta de fácil acesso para posterior recuperação.

15) Para o envio da ECF é necessário assiná-la digitalmente. Para isso, clique no menu ECF – Assinar Escrituração Digital, conforme demonstrado na tela abaixo. Para assinar a ECF é necessário um Certificado Digital e-CNPJ (A1 ou A3) da empresa para a qual se está enviando o arquivo, bem como um Certificado Digital e-CPF (A1 ou A3) do Contador responsável pelo envio da ECF.

16) Por fim, transmita a ECF clicando no ícone correspondente:

17) Não se esqueça de salvar o recibo de entrega, dando duplo clique no local assinalado.

Em resumo, assim se dá o processo de geração e envio da ECF, Escrituração Contábil Fiscal, que é uma obrigação acessória anual de empresas optantes pelo Lucro Presumido e Lucro Real.

Para saber mais sobre as obrigações acessórias acesse os artigos:

OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS DO LUCRO PRESUMIDO

OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS DO LUCRO REAL

OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS DO SIMPLES NACIONAL

Caso tenha alguma dúvida, não deixe de compartilhá-la conosco.

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Abraços e até breve!

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