SAIBA TUDO SOBRE A NOTA FISCAL ELETRÔNICA (NF-E)

Apesar de já ser uma realidade no país, ainda é comum encontrar empresários com muitas dúvidas a respeito de como funciona a Nota Fiscal Eletrônica (NFe). Pensando nisso, o Blog Contabilidade Fácil reuniu nesse guia um compilado com as principais informações que você precisa saber sobre a NF-e.

  1. O que é Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?

Em seu conceito oficial, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um “documento emitido e armazenado eletronicamente, de existência apenas digital, com o intuito de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços ocorrida entre as partes, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e recepção, pelo fisco, antes da ocorrência do Fato Gerador”.

Em outras palavras, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) foi desenvolvida para modernizar o modo de emitir notas fiscais no país e o seu principal objetivo é substituir o bloco de notas tradicional, impresso em papel.

Inicialmente, a emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é obrigatória apenas para empresas que exercem as atividades elencadas no Protocolo ICMS 10/07 e Protocolo ICMS 42/09. Para saber se sua empresa está entre as que estão obrigadas a aderir à emissão da NF-e você deve consultar o Portal NF-e ou o site da Secretaria de Estado da Fazenda de seu Estado (SEFAZ). Estando em Minas Gerais, consulte a obrigatoriedade de emissão da NF-e clicando aqui.

Alguns municípios também já estão obrigando à emissão da Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NFS-e). Para saber se sua empresa está obrigada à emissão da Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NFS-e) consulte o site da Prefeitura de sua cidade ou, estando em Belo Horizonte, consulte a obrigatoriedade de tal emissão clicando aqui.

Lembre-se que, em breve, a emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) será obrigatória para todas as empresas e que, por enquanto, é possível aderir ao projeto facultativamente.

  1. Quais são os tipos de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?

Atualmente existem três tipos de notas fiscais eletrônicas, cada uma com funções diferentes:

A NF-e foi criada para substituir as notas fiscais de modelos 1 e 1A, utilizadas nas operações de venda e prestação de serviços sujeitas à tributação do ICMS, Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços.

Já a NFS-e, Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, foi criada para substituir as Notas Fiscais de Prestação de Serviços impressas em papel, documento exigido pelos municípios para comprovar a prestação de serviços sujeitos à tributação pelo ISSQN, Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza.

Por fim, o CT-e, Conhecimento de Transporte Eletrônico, substitui diversos documentos exigidos para se fazer o transporte de cargas (Modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27).

  1. Passo-a-passo para emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NFe) na sua empresa

 

a) Adquira um certificado digital: para ter validade jurídica a nota fiscal eletrônica (NFe) precisa de uma assinatura digital, que confirmará a sua autenticidade, sendo que tal assinatura se dá por intermédio de um Certificado Digital. Você pode adquirir um Certificado Digital junto a qualquer Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP). Para isso, basta procurar na internet uma dessas autoridades e verificar os quais são os procedimentos para a emissão do certificado digital;

b) Faça o seu credenciamento na secretaria da fazenda do seu Estado ou Município: você precisa estar cadastrado para emitir a nota fiscal eletrônica na Secretaria de Estado da Fazenda do Estado e/ou Município em que a sua empresa está instalada. Apesar de simples, o procedimento de cadastro requer conhecimentos técnicos, além de variar de um estado para o outro. Assim sendo, sugerimos a contratação de um Contador que conheça a legislação local para te ajudar. Para saber mais informações sobre como contratar um Contador visite o artigo COMO E POR QUE CONTRATAR UMA BOA ASSESSORIA CONTÁBIL.

Ao se cadastrar, você deverá escolher a modalidade de credenciamento da sua empresa com os status “Em homologação” ou “Em produção”. O primeiro disponibilizará a emissão da NF-e em um ambiente de testes, de tal forma que as notas fiscais emitidas ainda não serão enviadas oficialmente ao fisco. Já o segundo, deve ser escolhido quando a sua empresa tiver recebido todos os treinamentos necessários e estiver apta à emissão da NF-e, visto que ele se trata da emissão oficial das NF-e, cujas informações serão disponibilizadas para o seu cliente e, também, para o fisco;

c) Adquira um software emissor de NF-e: para emitira suas notas fiscais você precisará ter instalado em sua empresa um software gerador de notas fiscais eletrônicas. Alguns Estados ainda disponibilizam o emissor de NF-e gratuitamente, bastando acessar o site da Secretaria da Fazenda para fazer o download. No entanto, tais programas costumam não ser muito eficazes para empresas que precisam emitir muitas notas fiscais, em virtude da necessidade de digitação de todos os dados de cada nota fiscal manualmente, gerando retrabalho. Outro fato é que há estados como, por exemplo, São Paulo, que já não estão mais disponibilizando o emissor de NFe

A boa notícia é que existem no mercado vários sistemas para emissão de NFe a custos acessíveis, bastando procurar um que seja adequado às características e condições econômicas da sua empresa. O Notafaz é um  exemplo de emissor de NFe gratuito.

  1. Quais os principais benefícios da NF-e?

São várias as vantagens da implementação da emissão de notas fiscais eletrônicas, tanto para as empresas, quanto para o governo e para a sociedade. Entre as mais significativas estão:

a) redução do impacto ambiental e dos custos de impressão e aquisição de papel;

b) diminuição do tempo de parada dos caminhões nas estradas e fronteiras pela facilidade em sua fiscalização e, consequentemente, do tempo de entrega das mercadorias;

c) redução dos custos com armazenamento de documentos;

d) incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias;

e) aumento da confiança e credibilidade dos documentos fiscais emitidos;

f) ampliação do controle fiscal, com a possibilidade de intercâmbio e troca de informações entre os fiscos;

g) diminuição da sonegação de impostos e o consequente aumento da arrecadação;

h) suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Secretaria da RFB (Sistema Público de Escrituração Digital – SPED).

Como a implantação do projeto da NF-e é gradativa, algumas das vantagens acima citadas apenas serão observadas no longo prazo. Contudo, várias empresas já estão reconhecendo os benefícios da NF-e e estão aderindo facultativamente à emissão das notas fiscais eletrônicas.

Além da substituição de grande parte das notas de papel, instituindo um novo modelo digital de documento fiscal, podemos considerar que a implantação da NF-e representa um grande avanço tecnológico, além de trazer mais praticidade e segurança ao dia-a-dia empresarial.

A sua empresa já está preparada para a emissão da Nota Fiscal Eletrônica? Quais foram as principais dificuldades enfrentadas? E os benefícios, quais foram?

Compartilhe conosco a sua experiência!

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