OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS DO SIMPLES NACIONAL

Quais são as obrigações acessórias do Simples Nacional?

Qual o prazo de envio das declarações acessórias do Simples Nacional?

Essas e outras são dúvidas muito comuns de Contadores e Empreendedores acerca das declarações acessórias do Simples Nacional. Pensando nisso, o Blog Contabilidade Fácil disponibiliza um compilado generalista, contendo informações sobre as obrigações acessórias obrigatórias às micro e pequenas empresas optantes pelo Simples Nacional. Veja abaixo.

1. LIVROS FISCAIS

De acordo com a legislação, as microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional deverão adotar para os registros e controles das operações e prestações por elas realizadas, os seguintes livros:

1. Livro Caixa, escriturado por estabelecimento, no qual deverá estar escriturada toda a sua movimentação financeira e bancária (podendo ser dispensado no caso de empresas que possuam livro Razão e Diário, devidamente escriturados);
2. Livro Registro de Inventário, no qual deverão constar registrados os estoques existentes no término de cada ano-calendário, quando contribuinte do ICMS;
3. Livro Registro de Entradas, modelo 1 ou 1-A, destinado à escrituração dos documentos fiscais relativos às entradas de mercadorias ou bens e às aquisições de serviços de transporte e de comunicação efetuadas a qualquer título pelo estabelecimento, quando contribuinte do ICMS;
4. Livro Registro dos Serviços Prestados, destinado ao registro dos documentos fiscais relativos aos serviços prestados sujeitos ao ISS, quando contribuinte do ISS (O município poderá, a seu critério, substituir os Livros por Declaração Eletrônica dos serviços prestados);
5. Livro Registro de Serviços Tomados, destinado ao registro dos documentos fiscais relativos aos serviços tomados sujeitos ao ISS (O município poderá, a seu critério, substituir os Livros por Declaração Eletrônica dos serviços tomados);
6. Livro de Registro de Entrada e Saída de Selo de Controle, caso exigível pela legislação do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI);
7. Livro Registro de Impressão de Documentos Fiscais, pelo estabelecimento gráfico para registro dos impressos que confeccionar para terceiros ou para uso próprio;
8. Livros específicos pelos contribuintes que comercializem combustíveis;
9. Livro Registro de Veículos, por todas as pessoas que interfiram habitualmente no processo de intermediação de veículos, inclusive como simples depositários ou expositores.

Notas:

1. A ME ou EPP optante pelo Simples Nacional poderá, opcionalmente, adotar contabilidade simplificada para os registros e controles das operações realizadas, atendendo-se às disposições previstas no Código Civil e nas Normas Brasileiras de Contabilidade editadas pelo Conselho Federal de Contabilidade (base legal: art. 27 da Lei Complementar nº 123, de 2006);
2. O empresário individual com receita bruta anual de até R$ 81.000,00 (oitenta e um mil reais) está dispensado de seguir um sistema de contabilidade com base na escrituração uniforme de seus livros, em correspondência com a documentação respectiva, e a levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico (base legal: art. 68 da Lei Complementar nº 123, de 2006).

 

2. OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS DO SIMPLES NACIONAL

 

As empresas optantes pelo Simples Nacional são dispensadas da entrega de uma série de declarações acessórias, como, a exemplo, a DIPJ, DCTF, DACON, EFD – Contribuições e ECD – Escrituração Contábil Digital. No entanto, há uma série de obrigações mensais e anuais a serem cumpridas. Vejamos:

Mensalmente:

1. PGDAS-D: é uma declaração eletrônica obrigatória para as empresas optantes pelo Simples Nacional. Serve para o contribuinte efetuar o cálculo dos tributos devidos mensalmente e imprimir o documento de arrecadação (DAS) para pagamento.

O prazo de entrega é até o vencimento do tributo.

2. SEFIP/GFIP: a SEFIP – Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social é uma declaração, enviada por meio magnético, que contem informações trabalhistas, previdenciárias e relativas ao FGTS, obrigatória a todas as empresas, mesmo que ela não tenha funcionário registrado.

Tal declaração deve ser enviada até o dia 7 de cada mês, prazo que também serve ao pagamento da GFIP – Guia de Recolhimento de FGTS e de Informações à Previdência Social, que contém as informações de vínculos empregatícios, remunerações e valor do FGTS a pagar e é gerada automaticamente ao se enviar a SEFIP.

Já a GPS – Guia da Previdência Social, utilizada para o recolhimento do INSS dos empregados e também gerada durante o envio da SEFIP, deve ser paga até o dia 20 de cada mês.

Mesmo que a empresa não tenha funcionário contratado, a SEFIP/GFIP referente ao mês de abertura da empresa deverá ser enviada como “sem movimento” que, uma vez encaminhada, desobriga o envio de tal obrigação nos meses seguintes até que a situação da empresa mude, ou seja, ate que ela passe a ter funcionário registrado. Tal regra vale, inclusive, para o Microempreendedor Individual (MEI).

3. CAGED: a CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados é uma declaração eletrônica para informar admissões e demissões de empregados registrados sob o regime da Consolidação das Leis do Trabalho – CLT. É utilizada, ainda, pelo Programa de Seguro-Desemprego, para conferir os dados referentes aos vínculos trabalhistas, além de outros programas sociais.

O prazo de entrega é até o dia 07 do mês subsequente ao mês de referência das informações, desde que tenha havido movimentação de funcionários (admissão ou demissão). No mês em que não houver movimentação de funcionários o envio não é obrigatório.

4. DES – Declaração Eletrônica de Serviços: trata-se de uma declaração municipal a que estão sujeitas as empresas prestadoras de serviço, utilizada para declarar ao fisco o total de serviços prestados no mês. A exemplo, estando sediada em Belo Horizonte – MG, a empresa optante pelo Simples Nacional, com exceção do MEI – Microempreendedor Individual, está obrigada ao envio da DES, mesmo que esteja inativa. O prazo para envio da DES em Belo Horizonte é até o dia 20 de cada mês.

Na cidade de São Paulo a DES foi substituída pela Nota Fiscal Eletrônica do Tomador/Intermediário de Serviços (NFTS). Para maiores informações, acesse o site da Nota Fiscal Paulistana.

Verifique no seu município a obrigatoriedade do envio de tal declaração.

5. DESTDA – Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquota e Antecipação: trata-se de uma declaração estadual obrigatória para as empresas optantes pelo Simples Nacional, com exceção do MEI – Microempreendedor Individual, quando sujeitas ao recolhimento do ICMS. Entram na DESTDA a apuração do ICMS retido como Substituto Tributário; ICMS sujeito ao regime de antecipação de recolhimento em aquisições em outros Estados; ICMS relativo à diferença entre a alíquota interna e interestadual (não sujeita ao recolhimento antecipado); e ICMS devido nas operações e prestações interestaduais que destinem bens e serviços ao consumidor final não contribuinte do imposto.

O prazo para envio da DESTDA é até o dia 20 do mês subsequente ao encerramento do período de apuração ou, se aquele vigésimo dia não for em dia útil, até o primeiro dia útil imediatamente seguinte. Tal obrigação irá substituir a GIA/ST e a DAPI.

Em Minas Gerais tal obrigação se tornou obrigatória em 2016. Verifique se o seu estado já está obrigando o envio de tal declaração.

6. SINTEGRA – Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços: trata-se de uma obrigação estadual obrigatória aos contribuintes enquadrados no Simples Nacional, exceto MEI – Microempreendedor Individual, sujeitos ao recolhimento do ICMS e que utilizem Processamento Eletrônico de Dados (PED) para a emissão de documentos fiscais e/ou escrituração de Livros Fiscais, bem como os usuários de equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF) devem transmitir o arquivo eletrônico Sintegra. Os contribuintes substitutos tributários, independente de serem usuários de PED, também devem apresentar o arquivo eletrônico.

O prazo para envio do SINTEGRA é até o dia 15 do mês subsequente à ocorrência do fato gerador.

Em Minas Gerais tal obrigação é obrigatória. Verifique se o seu estado também obriga o envio dela.

7. GIA – Guia de Informação e Apuração do ICMS: é uma declaração de competência estadual relativa às operações que se enquadrem no regime de substituição tributária.

Cabe-nos esclarecer que as Microempresas (ME) e as Empresas de Pequeno Porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional, não estão desobrigadas ao cumprimento das obrigações acessórias impostas pelos respectivos entes tributantes (Estados, neste caso), conforme previsto na Lei Complementar nº 123/2006. Assim sendo, não são todos os estados que obrigam o envio de tal declaração por empresas optantes pelo Simples Nacional.

Verifique na secretaria da fazenda do seu estado a obrigatoriedade de envio da GIA.

8. DCTF – Declaração de Débitos Tributários Federais: declaração de competência da União, que contém informações relacionadas aos impostos federais, tais como IRPJ, IRRF, IPI, CSLL e outros. Em relação ao Simples Nacional, estão obrigadas ao envio de tal declaração apenas a empresas que estejam sujeitas ao pagamento da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB), nos termos dos arts. 7º e 8º da Lei nº 12.546/2011, na qual deverão informar os valores relativos à CPRB e os impostos e contribuições não abrangidos pelo recolhimento unificado do Simples Nacional, devidos na qualidade de contribuinte ou responsável.As empresas devem apresentar a DCTF até o 15º dia útil do 2º mês subsequente ao mês de ocorrência dos fatos geradores.

9. MEI – Microempreendedor Individual:considerar as seguintes obrigações mensais:

1. Relatório Mensal de Receitas Brutas: mensalmente, até o dia 20, o MEI Microempreendedor Individual deve preencher o Relatório Mensal das Receitas que obteve no mês anterior, bem como deve anexar a ele as notas fiscais de compras de produtos e de serviços, bem como das notas fiscais que emitir;
2. SEFIP/GFIP: caso o MEI Microempreendedor Individual tenha funcionário contratado, deverá preencher e enviar mensalmente a SEFIP/GFIP, conforme explicado no item 2;
3. CAGED: o MEI Microempreendedor Individual que contrate empregado deve enviar também a CAGED, conforme explicado no item 3, acima;
4. Lembrando que, caso o MEI tenha funcionário contratado ou demitido, todas as obrigações acessórias relativas às questões trabalhistas deverão ser cumpridas, bem como o pagamento de todos os direitos trabalhistas e previdenciários.

 

Anualmente:

 

1. DIRF – Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte: é uma declaração que tem como objetivo informar à Secretaria da Receita Federal do Brasil sobre as retenções de impostos efetuadas nos pagamentos e recebimentos realizados pela empresa.

O prazo para a entrega da DIRF é até o último dia útil de fevereiro de cada ano.

Importante ressaltar que os comprovantes de rendimentos gerados pela DIRF devem ser entregues aos beneficiários também até o último dia útil de fevereiro de cada ano, portanto, não deixe para última hora a entrega de tal declaração.

2. RAIS – Relação Anual de Informações Sociais: através do envio dessa declaração o governo possui um controle sobre a atividade trabalhista no País, bem como identifica o trabalhador com direito ao abono salarial PIS/PASEP, dentre outros.

O prazo para a entrega da RAIS é até o início do mês de março de cada ano, sendo que o último dia de entrega pode variar. Portanto, fique atento!

3. DEFIS – Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (antiga DASN): é uma declaração eletrônica que representa o meio pelo qual as empresas optantes pelo Simples Nacional informam ao fisco que cumpriram com suas obrigações tributárias e contribuições adequadamente, no ano-calendário anterior.

O prazo de entrega da DEFIS é até 31 de março do ano-calendário subsequente ao da ocorrência dos fatos geradores dos tributos previstos no Simples Nacional.

Importante ressaltar que a DEFIS deve ser entregue mesmo pelas empresas, lembrando que uma empresa é considerada inativa quando não apresenta mutação patrimonial e atividade operacional durante todo o ano-calendário.

Importante ressaltar também que não é possível a entrega da DEFIS sem que a entrega mensal da PGDAS-D de todo ano-calendário anterior tenha sido realizada.

4. DIRPF – Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física: importante analisar a obrigatoriedade de envio da declaração de imposto de renda de pessoa física do ano para verificar se os sócios da empresa optante pelo Simples Nacional se enquadram em tal obrigatoriedade. Caso se enquadrem, a declaração de imposto de renda pessoal dos sócios também deve ser feita.

O prazo para envio da DIRPF é até o último dia útil do mês de abril.

5. DMED – Declaração de Serviços Médicos e de Saúde: declaração anual obrigatória às pessoas jurídicas prestadora de serviços médicos e de saúde,  operadora de plano privado de assistência à saúde ou prestadora de serviços de saúde e operadora de plano privado de assistência à saúde.

O prazo para o envio da DMED é até o último dia útil do mês de fevereiro de cada ano.

6. Declaração Anual do Simples Nacional (DASN-SIMEI): declaração anual obrigatória exclusiva do Microempreendedor                Individual (MEI) em que deve ser informado o faturamento total obtido durante o ano.

O prazo para o envio de tal declaração é até o último dia útil de maio do ano-calendário subsequente ao da ocorrência do fato gerador. Uma observação importante: no caso de extinção (cancelamento), o MEI deverá entregar a DASN-SIMEI de “Situação Especial” até o último dia do mês de junho, quando a extinção ocorrer no primeiro quadrimestre do ano-calendário, ou até o último dia do mês subsequente à extinção do MEI, nos demais casos.

Importante ressaltar as alterações impostas ao Simples Nacional com aprovação do projeto “Crescer sem Medo” que, dentre outros pontos, alterou o aumento faturamento máximo do Simples Nacional dos atuais R$ 3,6 milhões anuais para R$ 4,8 milhões. Tais alterações trouxeram uma mudança significativa nas obrigações acessórias impostas ao Simples Nacional.

Apesar do aumento do limite anual de receita para R$ 4,8 milhões, se o faturamento da empresa for maior do que R$ 3,6 milhões/ano, o ICMS e o ISSQN não serão contemplados pelo regime simples e deverão ser recolhidos em guia própria. Assim, deixando de recolher o ICMS pelo regime do Simples Nacional, a empresa ficará sujeita a todas as obrigações acessórias exigidas dos contribuintes que apuram o imposto através do sistema crédito e débito (regime normal), ou seja, deverão passar a transmitir todas as obrigações acessórias exigidas pelos Estados e Municípios, como, por exemplo, a EFD-ICMS, GIA, dentre outras.

As alterações trazidas pelo projeto “Crescer sem Medo” estão previstas para entrarem em vigor a partir de 01/01/2018. Verifique tais alterações no artigo NOVAS REGRAS E ALÍQUOTAS PARA O SIMPLES NACIONAL FORAM APROVADAS.

Atente-se também para a entrada em vigor do eSocial. Confira maiores informações a respeito no artigo E-SOCIAL: ORIENTAÇÕES IMPORTANTES AO EMPREENDEDOR.

Leia também o artigo: OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS DO LUCRO PRESUMIDO e OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS DO LUCRO REAL.

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